Mentore, più di un CRM: costruito partendo dal nostro lavoro

di Electra Nadalini — MagicNet · 31 agosto 2026

Facciamo siti da più di venticinque anni, e negozi online da più di venti. In tutto questo tempo il problema che abbiamo visto tornare più spesso, nelle aziende che seguiamo e anche nella nostra, non riguardava il sito. Riguardava quello che succede dopo: una richiesta arrivata su una casella personale, un preventivo di cui nessuno ricorda la risposta, un ordine ricopiato a mano nel programma delle fatture, una scadenza che salta fuori quando è già passata.

Per questo abbiamo costruito Mentore. Non è un programma unico: è un insieme di sei strumenti che lavorano sugli stessi clienti e sullo stesso catalogo, e che si attivano solo quando servono.

Da dove nasce

La prima versione l’abbiamo scritta nel 2017 per Montieco, un’azienda di Anzola dell’Emilia che si occupa di rifiuti speciali. Le richieste arrivavano dal telefono, dal modulo del sito e dalle caselle dei singoli, e i buoni di lavoro erano su carta. Quel sistema si chiamava URM ed è rimasto in servizio per otto anni.

Nel 2026 lo abbiamo rifatto da capo, e il processo di Montieco oggi gira dentro Mentore. Il resto della suite è nato dalle stesse domande, fatte su altri lavori: come si segue un ordine fino alla spedizione, come si tiene traccia di un contratto che va rinnovato, come si ricorda la revisione di un furgone.

I sei strumenti

Alla base ci sono due cose che non si attivano e non si pagano a parte, perché servono a tutto il resto: la scheda cliente, dove dati, contatti e condizioni di pagamento entrano una volta sola, e il catalogo di prodotti e servizi.

Sopra, i sei strumenti:

• Araldo — conversazioni. Legge le caselle di posta, riconosce chi scrive e aggancia le risposte alla pratica giusta. Da qui nascono i buoni di lavoro.
• Estimo — preventivi. Prepara i preventivi partendo dal catalogo, anche con modelli in un’altra lingua, e li tiene agganciati al cliente fino alla risposta.
• Computo — fatture e contratti. Tiene insieme contratti, rinnovi e rate con le condizioni di pagamento di ogni cliente, ed emette e invia le fatture senza uscire da Mentore.
• Mercante — ordini. Riceve gli ordini dei negozi WooCommerce e li accompagna fra fornitori, DDT, corrieri e avvisi di spedizione, fino allo stato «da fatturare».
• Cardine — commesse. È lo strumento dedicato alle commesse; il perimetro operativo viene verificato sul processo da seguire.
• Solerte — scadenze. Tiene sotto controllo persone, automezzi, autorizzazioni e registri decisi dall’azienda, con ricorrenze, calendario e avvisi.

La descrizione completa di ciascuno è nella pagina degli strumenti.

Si accende solo quello che serve

Un’azienda che deve solo tenere sotto controllo le scadenze dei mezzi non ha bisogno dei preventivi, e non deve pagarli. Per questo ogni strumento si attiva per conto suo.

L’unico legame è con le fatture: commesse e ordini, una volta chiusi, devono arrivare a essere fatturati, quindi Cardine e Mercante si attivano insieme a Computo. Tutti gli altri stanno in piedi da soli.

Montieco, per dire, di sei strumenti ne usa due: Araldo ed Estimo.

Dove lo usiamo noi

Mentore non è qualcosa che proponiamo senza averlo in casa. Gli ordini dei nostri negozi online, Espositori-Pubblicitari.it, Lavagneluminose.info e TuttoRicevitoria.it, passano da Mercante: dall’ordine al fornitore, dalla spedizione alla fattura.

È il modo più diretto che conosciamo per accorgerci di cosa non funziona prima che se ne accorga un cliente. Il percorso completo, dall’ordine pagato alla fattura, sta nella pagina Mentore per chi vende online.

Un caso con i numeri

Nel caso di Montieco, avere ogni conversazione tracciata significa poterle contare. Dal 2018 al 2025 le conversazioni gestite sono state oltre 74.000; nel solo 2025 sono state 8.904, e l’87,87% si è chiuso con il formulario firmato.

Una precisazione che ci teniamo a fare: quei numeri vengono dagli anni dell’URM, cioè dal sistema precedente. Sono il motivo per cui lo abbiamo rifatto, non il risultato del rifacimento. Il caso completo, con il prima e il dopo, è nella pagina dedicata a Montieco.

Cosa Mentore non fa

Visto che ne scriviamo noi, ci sembra giusto dire anche dove si ferma.

• Non ha un’app per il telefono. Si usa dal browser, ed è una scelta: non è in programma.
• Non fa statistiche commerciali come i prodotti più venduti o i preventivi per agente. Mostra il fatturato per centro di costo e quante pratiche stanno in ciascuno stato.
• La lettura automatica dei documenti non archivia da sola. Legge patenti, carte di circolazione e altri documenti, propone i dati e segnala quelli su cui ha dubbi: la conferma resta a una persona.

Dal problema al processo

La guida alla gestione aziendale integrata aiuta a ricostruire i passaggi dalla richiesta alla fattura. Se invece stai confrontando categorie di software, parti dalle differenze fra CRM, gestionale ed ERP.

Come funziona per un’azienda

Ogni azienda ha la sua installazione di Mentore, con i propri dati separati da quelli degli altri. La configuriamo noi sul modo in cui lavorate, e l’assistenza passa da noi.

Il primo passo è capire da dove entrano oggi le richieste, i preventivi, gli ordini e le scadenze. Se vuoi, scrivici come funziona da voi: ti rispondiamo per email con gli strumenti che servirebbero e quelli che puoi lasciare spenti.

Electra Nadalini ha fondato Magic nel 1996 insieme a Massimo Selva. Si occupa di siti WordPress e accessibilità.