Quando si invia un’ email, anche se e’ giustamente indirizzata, capita che il destinatario non la riceva anche se conosce il mittente e che il messaggio di posta finisca nella casella di spam. Succede soprattutto a chi spedisce newsletter, promozioni e/o campagne di e-mail marketing.

Perche’ accade?
I filtri anti spam servono a bloccare la posta cosiddetta spazzatura e hanno diversi gradi di “severita’”: più sono severi, meno e-mail riusciranno a passare. Funzionano in questo modo: analizzano le mail in arrivo e se individuano caratteristiche sospette assegnano per ognuna un punteggio. Se il totale finale supera un certo limite, il messaggio finisce nella cartella spam o addirittura non viene recapitato.

Come fare per evitarlo?
Innanzitutto evitare i comportamenti tipici degli spammatori e cioe’: inviare email non richieste senza il consenso del ricevente e/o fare gli errori di composizione, individuati dai filtri antispam come sospetti, che sono qui di seguito elencati:

COSA NON FARE

• Usare parole tipiche dello spam: ad esempio; gratis, gratuito, omaggio, offerta eccezionale, clicca qui ecc.
• Nome dell’utente nell’oggetto: inserire nell’oggetto il nome del destinatario (comunissima pratica degli spammatori).
• Testi in maiuscolo: scrivere in maiuscolo nel web equivale a gridare ed e’ comunque sconsigliabile, ragione in piu’ quando anche per il filtro antispam e’ un problema evitare parole in maiuscolo sia COSI sia C O S I.
• Mettere molti punti esclamativi: terminare ogni frase con un punto esclamativo oppure inserire due o tre punti esclamativi di seguito dopo una parola (esempio: contattaci subito!!!).
• Formato html: se la mail e’ in HTML (che permette di formattare il testo con stili, elenchi puntati, link di collegamento etc) assicurarsi che il codice inserito sia un formato corretto, evitare ad esempio il copia incolla da un documento di Microsoft Word.
• Foto e immagini allegate: inviare un messaggio pubblicitario sotto forma di un’ unica immagine, oppure allegare foto senza testo di accompagnamento (questo mette in allerta l’antispam perche’, non potendo interpretare il testo in contenuto nelle foto, lo valuta come comportamento sospetto).
• Testo colorato: meglio evitare, se è proprio necessario usare colori tenui e non i colori accesi come ad esempio il rosso.
• Testi poco leggibili: usare  un carattere di scrittura troppo piccolo e/o con colori senza contrasto con lo sfondo es. testo blu su sfondo nero (sono segnalati dal filtro come sospetti perchè il testo risulta poco leggibile e passa per un tentativo di nascondere contenuti).

Come si scrive correttamente un’email?
Per formulare un ‘email corretta, oltre ovviamente evitare i comportamenti “spam” sopra indicati, è consigliabile attenersi alle seguenti indicazioni:

COSA FARE

• Inserire sempre l’oggetto
• Scrivere frasi coerenti nell’oggetto
• Modificare l’oggetto quando si risponde
• Personalizzare il messaggio per il destinatario
• Considerare le modalità comunicative
• Controllare la grammatica
• Scrivere testi brevi
• Utilizzare frasi positive
• Inserire i propri riferimenti
• Includere le informazioni sulla privacy

E se capita lo stesso?
Se nonostante questi accorgimenti le email finiscono ugualmente nello spam o filtrati dall’antispam, allora entra in ballo un altro fattore molto importante: la reputazione del mittente.

I programmi di posta permettono di segnalare le email indesiderate e di bloccare chi le invia in modo da non ricevere piu’ i suoi messaggi. Pertanto se capita spesso di ricevere spam da quel mittente o se i destinatari non si fidano di lui, è molto probabile che quest’ultimo sia segnalato come spammatore.

Inoltre i provider di posta elettronica possono inserire un mittente in una lista nera (blacklist) per impedire che ai propri utenti arrivino mail indesiderate dal suo indirizzo. Ad esempio se un indirizzo email finisce nella black list di gmail.com tutti coloro che utilizzano gmail non riceveranno piu’ i suoi messaggi.

La reputazione in rete e’ molto importante: oltre alle regole di base e’ necessario rispettare gli utenti evitando di inviare email a chi non ha rilasciato il consenso e non scrivendo piu’ a chi ha gia’ manifestato di non desiderare determinate comunicazioni.

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